Softwarelizenzmanagement an Schulen: Was IT-Verantwortliche wissen müssen

Viele Schulen betreiben täglich Software, für die keine gültige Lizenz vorliegt - nicht aus böser Absicht, sondern weil der Überblick fehlt. Wer hat welches Programm installiert? Gilt die Schullizenz auch für den Heimgebrauch durch Lehrkräfte? Und was passiert, wenn der Softwareanbieter eine Überprüfung ankündigt? Diese Fragen stellen sich IT-Verantwortliche an Schulen regelmäßig, ohne dass es klare Antworten gibt.

Dieser Artikel erklärt die Grundlagen des Softwarelizenzmanagements im Schulkontext, zeigt typische Risiken und gibt konkrete Handlungsempfehlungen.

Warum Lizenzmanagement an Schulen besonders komplex ist

Schulen sind keine gewöhnlichen Organisationen. Sie haben viele Nutzergruppen - Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler, Verwaltungspersonal - und oft unterschiedliche Gerätepools: schuleigene Rechner im Computerraum, Laptopwagen, Tablets, Lehrerzimmer-PCs und zunehmend auch private Geräte.

Dazu kommt: Schulträger und einzelne Schulen handeln Lizenzen häufig unabhängig voneinander aus. Das führt zu Doppelkäufen, ungenutzten Lizenzkontingenten und blinden Flecken in der Bestandsverwaltung. Eine Studie des Bitkom aus dem Jahr 2023 schätzt, dass deutsche Unternehmen und Behörden durch unzureichendes Lizenzmanagement jährlich hunderte Millionen Euro verschwenden - ein Problem, das Schulen genauso trifft.

Lizenztypen, die im Schulbetrieb relevant sind

Nicht jede Lizenz ist gleich. Im Schulumfeld begegnen IT-Verantwortliche vor allem diesen Modellen:

Einzelplatzlizenzen: Berechtigen zur Installation auf einem bestimmten Gerät. Im Schulbetrieb kaum praktikabel, aber häufig noch vorhanden.
Volumenlizenzen: Erlauben eine bestimmte Anzahl gleichzeitiger Installationen. Typisch für Microsoft- oder Adobe-Produkte im Schulbereich.
Schullizenzen / Education-Lizenzen: Sonderkonditionen für Bildungseinrichtungen, oft mit Einschränkungen (z. B. keine kommerzielle Nutzung, kein Einsatz in der Verwaltung).
Concurrent-User-Lizenzen: Die Anzahl der gleichzeitigen Nutzer ist begrenzt, nicht die Anzahl der Installationen. Relevant für spezialisierte Fachanwendungen.
Heimnutzungsrechte: Manche Schullizenzen erlauben es, die Software auch auf privaten Geräten von Lehrkräften zu installieren. Diese Rechte sind oft an bestimmte Bedingungen geknüpft und erlöschen, wenn der Vertrag endet.
Open-Source-Lizenzen: Kostenlos, aber nicht ohne Pflichten. Auch hier gibt es Lizenzbedingungen - etwa bei der GPL - die beachtet werden müssen, wenn Software verändert oder weitergegeben wird.

Ein häufiger Fehler: Schulen kaufen eine Education-Lizenz und nutzen die Software auch in der Schulverwaltung - obwohl das vertraglich ausgeschlossen ist.

Rechtliche Grundlagen und Haftungsrisiken

Softwarelizenzen sind Verträge. Wer gegen Lizenzbedingungen verstößt, verletzt Urheberrecht. Das ist in Deutschland im Urheberrechtsgesetz (UrhG) geregelt, insbesondere in den Paragraphen 69a ff., die Computerprogramme als urheberrechtlich geschützte Werke definieren.

Die Konsequenzen eines Lizenzverstoßes können erheblich sein:

Abmahnungen durch Softwareanbieter
Schadensersatzforderungen, die sich nach dem Marktwert der ungenehmigt genutzten Software richten
In schwerwiegenden Fällen strafrechtliche Relevanz

Für Schulen als Teil der öffentlichen Verwaltung gilt dabei: Die Verantwortung liegt beim Schulträger, nicht bei der einzelnen Lehrkraft, die Software installiert hat. Das ist wichtig, weil es bedeutet, dass Schulträger proaktiv handeln müssen - und nicht darauf warten können, dass Probleme eskalieren.

Softwareanbieter wie Microsoft, Adobe oder Autodesk führen regelmäßig sogenannte Software-Audits durch. Sie haben vertraglich das Recht, die tatsächliche Nutzung zu prüfen. Wer dabei keine saubere Dokumentation vorweisen kann, sitzt in der Klemme.

Der häufigste Fehler: kein aktuelles Lizenzinventar

Die Grundlage jedes funktionierenden Lizenzmanagements ist ein vollständiges, aktuelles Verzeichnis der genutzten Software und der dazugehörigen Lizenzen. In der Praxis fehlt das an vielen Schulen.

Ein Lizenzinventar sollte mindestens folgende Informationen enthalten:

Name und Version der Software
Anzahl der erworbenen Lizenzen und Lizenztyp
Laufzeit und Verlängerungsdatum
Anzahl der tatsächlichen Installationen oder Nutzer
Zuständigkeit (Schulträger, einzelne Schule, IT-Abteilung)
Aufbewahrungsort des Lizenzschlüssels oder Vertragsdokuments

Dieses Verzeichnis muss regelmäßig gepflegt werden - idealerweise bei jeder Neuinstallation, jedem Geräteaustausch und jeder Vertragsverlängerung. Eine Excel-Tabelle reicht für kleine Bestände aus. Größere Schulträger mit mehreren Schulen sollten über ein dediziertes IT-Asset-Management-Tool nachdenken, etwa OSS wie OCS Inventory oder kommerzielle Lösungen wie Matrix42 oder Baramundi.

Microsoft und die Schulen: ein Sonderfall

Microsoft-Produkte sind an deutschen Schulen weit verbreitet - Office, Teams, Windows. Das Lizenzmodell von Microsoft für den Bildungsbereich hat sich in den letzten Jahren stark verändert.

Mit Microsoft 365 Education gibt es kostenlose Grundversionen für Schulen (A1), aber auch kostenpflichtige Varianten (A3, A5) mit mehr Funktionen. Entscheidend ist: Die Datenschutzkonformität dieser Dienste ist nach wie vor umstritten. Mehrere Datenschutzbehörden in Deutschland haben Bedenken geäußert, zuletzt etwa der Landesbeauftragte für Datenschutz in Bayern (2024), der die Nutzung von Microsoft 365 in Schulen weiterhin kritisch bewertet.

Für das reine Lizenzmanagement bedeutet das: Schulen müssen nicht nur prüfen, ob sie ausreichend lizenziert sind, sondern auch, ob die genutzten Dienste überhaupt rechtlich zulässig eingesetzt werden dürfen. Beides gehört zusammen.

Ein weiteres Microsoft-spezifisches Thema sind die sogenannten CALs (Client Access Licenses). Wer einen Windows Server im Schulnetz betreibt und Nutzer darauf zugreifen lässt, benötigt für jeden Nutzer oder jedes Gerät eine CAL. Das wird häufig übersehen - mit entsprechenden Konsequenzen beim Audit.

Open Source als Alternative - aber kein Freifahrtschein

Viele Schulen setzen verstärkt auf Open-Source-Software, um Lizenzkosten zu vermeiden und die Abhängigkeit von einzelnen Anbietern zu reduzieren. Das ist aus strategischer Sicht sinnvoll - aber auch Open-Source-Lizenzen haben Bedingungen.

Die wichtigsten Lizenztypen im Open-Source-Bereich:

MIT / Apache 2.0: Sehr permissiv, kaum Einschränkungen. Ideal für den Schulbetrieb.
GPL (GNU General Public License): Software darf genutzt, verändert und weitergegeben werden - aber Änderungen müssen ebenfalls unter der GPL veröffentlicht werden (Copyleft-Prinzip).
LGPL: Ähnlich wie GPL, aber mit weniger strengen Anforderungen bei der Einbindung in andere Software.
Creative Commons: Relevant für Unterrichtsmaterialien, nicht für Software im eigentlichen Sinne.

Für Schulen, die Open-Source-Software nur nutzen und nicht weiterentwickeln, sind die meisten Lizenzbedingungen unproblematisch. Relevant wird es, wenn Schulen oder Schulträger Software selbst anpassen und dann intern oder extern weitergeben.

Nextcloud, das Herzstück vieler Schul-Cloud-Lösungen, steht unter der AGPL-3.0-Lizenz. Schulen, die eine gehostete Nextcloud-Instanz von einem Dienstleister nutzen - etwa über Plattformen wie SchulConnect - müssen sich dabei in der Regel keine Gedanken über Lizenzverpflichtungen machen, da die Nutzung als Endanwender keine Weitergabepflichten auslöst. Anders sieht es aus, wenn Schulträger Nextcloud selbst hosten und dabei den Quellcode verändern.

Lizenzen beim Gerätewechsel: ein unterschätztes Risiko

Was passiert mit Software-Lizenzen, wenn Geräte ausgetauscht, verkauft oder an andere Schulen weitergegeben werden?

Bei Einzelplatzlizenzen, die an ein bestimmtes Gerät gebunden sind, erlischt das Nutzungsrecht, wenn das Gerät den Betrieb einstellt oder weitergegeben wird - es sei denn, die Lizenz ist ausdrücklich übertragbar. Bei volumenlizenzierten Softwarepaketen ist die Situation komplexer: Die Lizenz liegt beim Schulträger, nicht beim Gerät. Ein Gerätetausch ändert in diesem Fall nichts an der Lizenzsituation - vorausgesetzt, die Anzahl der gleichzeitigen Installationen bleibt im Rahmen.

Bei der Weitergabe von Geräten an Schülerinnen und Schüler - ein Modell, das im Rahmen des Digitalpakts zunehmend praktiziert wird - müssen Lizenzen geprüft werden. Schullizenzen gelten in der Regel nicht für den privaten Gebrauch. Wer ein Tablet mit vorinstallierter Schulsoftware verschenkt oder verleiht, muss sicherstellen, dass keine Lizenzverletzung entsteht - etwa durch Deinstallation oder Zurücksetzen auf Werkseinstellungen.

Praktische Empfehlungen für IT-Verantwortliche

Inventar aufbauen: Erstellen Sie ein vollständiges Verzeichnis aller genutzten Software, Lizenztypen, Laufzeiten und Installationszahlen. Starten Sie mit den drei meistgenutzten Programmen und erweitern Sie schrittweise.
Zuständigkeiten klären: Wer kauft Lizenzen? Wer installiert Software? Wer pflegt das Inventar? Ohne klare Verantwortlichkeiten entstehen blinde Flecken.
Lizenzdokumente zentral aufbewahren: Lizenzschlüssel, Kaufbelege und Verträge gehören an einen zentralen, zugänglichen Ort - nicht im Postfach einer einzelnen Person.
Verlängerungen im Blick behalten: Lizenzen, die ablaufen und stillschweigend weiter genutzt werden, sind ein häufiges Problem. Ein einfacher Kalender mit Erinnerungen reicht als erster Schritt.
Geräteaustausch und Lizenzstatus verknüpfen: Jede Geräteausmusterung sollte automatisch eine Prüfung der darauf laufenden Lizenzen auslösen.
Open-Source-Alternativen prüfen: Nicht jede kostenpflichtige Lizenz ist notwendig. LibreOffice statt Microsoft Office, Thunderbird statt proprietäre Mail-Clients, Moodle statt kommerzielle Lernplattformen - die Alternativen existieren und reifen.
Audit-Readiness herstellen: Gehen Sie davon aus, dass ein Software-Audit kommen kann. Wer jederzeit eine saubere Übersicht vorlegen kann, hat keine schlaflosen Nächte.

Fazit

Softwarelizenzmanagement ist kein Selbstzweck und kein bürokratischer Aufwand um seiner selbst willen. Es ist eine rechtliche Pflicht und schützt Schulträger vor erheblichen finanziellen und rechtlichen Risiken.

Der erste Schritt ist kein großes Projekt: Eine vollständige Liste der genutzten Software mit den dazugehörigen Lizenzen ist oft in einem halben Tag Arbeit möglich. Wer danach die Lücken kennt, kann gezielt handeln - sei es durch Nachkauf fehlender Lizenzen, die Umstellung auf Open-Source-Alternativen oder die Konsolidierung auf Schulträgerebene.

Die Alternative - abwarten und hoffen, dass kein Audit kommt - ist keine Strategie.